“Ok, hay que guardar la contabilidad cinco años…¿pero qué diablos integra la contabilidad?”
Hay preguntas que son recurrentes en este negocio de la contabilidad. Una de ellas, que muchos de mis clientes me hacen es ¿cuántos años tengo que guardar mis papeles? A lo que el cliente siempre espera una respuesta pronta y clara. Sin embargo, cada caso es especial y siempre me tardo en contestar, ya que pienso si el cliente que me lo está preguntando está o ha estado como “no localizado” ante el SAT, si ya presentó su declaración anual, si tiene algún pleito abierto con el SAT, etc.
Don Chonchete Billete, no podía ser la excepción, me preguntó lo mismo esta semana. A lo que respondí: por regla general, se deben guardar CINCO años.[1]
- ¿Pero a partir de qué fecha empiezan a correr esos cinco años? - volvió a preguntar el septuagenario empresario.
- A partir del día en que se presente la declaración anual. Sin embargo, por la empresa “Ladrillos y Tabiques Chonchete, SA de CV” el plazo es distinto, ya que por el ejercicio de 2005, se promovió un juicio por la auditoría que le hizo el SAT y aquel asunto terminó apenas el año pasado; por lo tanto el plazo de cinco años comienza a computarse a partir del día en que quedó firme la resolución que le puso fin a dicho asunto.
- ¿Y qué me dices de la empresa “Vacunas Nalguitas Pinchadas, SA de CV”, Gabriel?
- Ah… aquella es distinta, ya que del 30 de abril de 2008 al 30 de septiembre de 2009, estuvo como no localizada
- ¿Y eso qué tiene que ver? – tiró a bocajarro Don Chonchete.
- Que al estar como no localizado, el plazo de la CADUCIDAD de las facultades de las autoridades fiscales, se extinguen en diez años[2] y por lo tanto, va de la mano con la conservación de la contabilidad. Así que por los ejercicios fiscales de 2008 y 2009, dicha empresa DEBE conservar la contabilidad por diez años.
Y fue entonces cuando Don Chonchete Billete, me hizo la pregunta que nadie me había hecho en estos quince años de ejercicio profesional:
- Bueno, bueno y a todo esto ¿qué es lo que se considera como “contabilidad”
Ahí les va:
1. Los sistemas y registros contables
2. Papeles de trabajo[3]
3. Registros, cuentas especiales, libros y registros sociales, tales como:
a) Registros y cuentas especiales a que obliguen las disposiciones fiscales.
b) Registros y cuentas especiales que lleven los contribuyentes cuando no sean obligatorios.
c) Libros y registros sociales a que obliguen otras leyes.
4. Equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros.
5. Máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas.
6. Documentación comprobatoria de los asientos contables respectivos.
7. Comprobantes de haber cumplido con las obligaciones tributarias.
8. Papeles, discos y cintas, así como cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.
9. Documentación relativa al diseño del sistema y diagramas del mismo.[4]
La forma en que se debe conservar la contabilidad es:
CONTABILIDAD MANUAL: los libros diario, mayor y demás que estén obligados a llevar, deberán estar debidamente encuadernados, empastados y foliados.
CONTABILIDAD ELECTRONICA: el contribuyente puede optar por encuadernar, empastar y foliar los libros dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio o bien podrán optar por grabar la información contable en discos ópticos o cualquier otro medio que al efecto autorice el SAT.
Don Chonchete empezó a hacer cuentas y dijo:
- Si la declaración anual se presenta a más tardar el 31 de marzo del año siguiente, entonces si contamos de 2011 cinco años para atrás, tenemos 2006. Es decir que el último año que debemos conservar es 2005. ¿Estoy bien, Gabriel?
- Es correcto, Don Chonchete.
- ¿Entonces de 2004 para atrás, ya puedo deshacerme de TODO?
- No de todo, hay documentación que debe conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad y esos documentos son:
1. Las actas constitutivas de las personas morales.
2. Los contratos de asociación en participación
3. Las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades
4. Las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades
5. La información necesaria para determinar los ajustes por enajenación de acciones
6. Las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales.
- Ok, entonces guardaremos esos documentos – en ese momento, Don Chonchete tomó la extensión de su teléfono y llamó al almacenista y a su secretaria, la señorita Buenglúteo y más rápido que un tigre de bengala, dio instrucciones para que el almacenista trajera todas las cajas de la contabilidad de 2004 hacia atrás, para que la señorita Nachita procediera a pasarlas por el triturador de papel.
Gabriel Cordero Castillo es Contador Público por la UPAEP, con especialidad en fiscal y Maestría en Contribuciones por la BUAP.
Socio fundador de AGNUS Contadores.
Apasionado de la participación social y de su ciudad natal: PUEBLA
Búscanos en facebook: AGNUS CONTADORES
twitter@gabe_cordero
[1] Artículo 30 tercer párrafo del Código Fiscal de la Federación.
[2] Artículo 67 cuarto párrafo del Código Fiscal de la Federación y artículo 36 del Reglamento del Código Fiscal de la federación.
[3] Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, último párrafo.
[4] Artículo 34 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación.
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